Belangrijke voorwaarde voor een mediation is dat de gesprekken vertrouwelijk zijn en beide partijen vrijwillig deelnemen. Maar ook dat er vertrouwen is in de mediator. Daarom start elke mediation met een vrijblijvend intake gesprek. Tijdens dat gesprek wordt het mediation proces doorgenomen.
Als er voldoende vertrouwen is om met elkaar verder te gaan, is de volgende stap dat er een mediation overeenkomst wordt opgemaakt, waarin alle voorwaarden en afspraken over de kosten worden opgenomen.
Tijdens het eerstvolgende gesprek wordt deze overeenkomst nog een keer gezamenlijk doorgenomen en worden de belangrijkste zaken nog een keer toegelicht. Na het tekenen van de overeenkomst gaat de daadwerkelijke mediation van start. Afhankelijk van de aard van het conflict kan de mediation veelal in 2-3 gesprekken succesvol worden afgerond.